アパレル販売員の基礎知識、お客様への詫び状の書き方。

Bonjour! ななです。

お客様へは、気の利いた最善のサービスを提供したいと
いつも思ってご対応させていただいています。

しかし、自身の力不足や不注意で
ご迷惑をおかけしてしまうことがあるかもしれません。

私の失敗談と、トラブルの対処法

そして詫び状の書き方をご紹介します。

すこし長いので

後半だけでも目を通していただいて、

日々の販売に集中していただければ幸いです。

お客様への詫び状の書き方

私が子供服の販売員として仕事をして

約3年半が経ちます。

これまでに二度

お客様へ詫び状を書く機会がありました。

詫び状を書くようなトラブル

ケース①

一度目は、中高生向けの百貨店ブランド時代。

小学校の卒業式と、中学校の入学のセレモニー服を

選びにお子様とご両親でご来店いただきました。

会話も弾み、スーツの上下とブラウス

靴下までトータルコーディネートで選んでいただいたと

記憶しています。

しかし大きな売り上げが立つことへの高揚感からか

すこし浮足立っていて、

ブレザーの付属品のボタンを入れ忘れてしまいました。

速やかに上司と百貨店の社員に報告をし、

お客様にお電話をしました。

そしてその日のうちに、ボタンと詫び状を送りました。

ケース②

二度目は、つい先月の出来事です。

知り合いのお子様へのギフトで、姉妹へ

同型同色の80cmと100cmをご購入しプレゼントした

というお客様からのお電話がありました。

スタッフに80cmと100cmの新しい綺麗なものを

裏ストックから出してもらい、

ラッピングをお願いしたとのことでした。

しかし、プレゼントをした知り合いから連絡があり

2点とも100cmが入っていたとのことだったのです。

買って行かれた(プレゼントをした)お客様にお願いをし

知り合いの方の個人情報を

許可をとって教えていただきました。

正しいサイズの服と詫び状と

間違ったサイズを送り返していただくための

レターパックを同封し速やかに送りました。

プレゼントをされたお客様の顔に泥を塗ることになり、

お客様の知り合いには大変なお手数をおかけしてしまう

心苦しい出来事でした。

詫び状を書いて送るまで

もちろんですが、可能であれば先に

直接や電話などで謝罪の気持ちを表現することが

本質的であり大切なことです。

そのうえで、直接の謝罪が叶わない場合や

何か物品を送る必要のある場合に詫び状を書きます。

準備するもの

白い便箋、白い封筒、黒いボールペンです。

パソコンで打って印刷する詫び状も

あるでしょうし、あっていいと思います。

が、今回は接客をして服を売るアパレルショップが

お客様に詫び状を書くというていで、

手書きを推奨したいと思います。

書き出し、文末

ケース②の場合は、このように書きました。

※レターパックの部分ははしょっています。

 ○○様　←左詰め

　平素は、格別のお引き立てを賜り厚くお礼申し上げます。

↑ひとマス分ほど空ける

　この度は、誤った商品をお渡ししてしまい誠に申し訳ございませんでした。

　早速正しいサイズを送らせていただきます。また、お手元に届きましたら今一度ご確認のほどお願い申し上げます。

　今後このようなことがないようスタッフ一同確認を徹底してまいります。何卒ご容赦を賜りますようお願い申し上げます。

　○○様には大変不快な思いをさせただけでなく、貴重なお時間まで使っていただくことになりました。重ねてお詫び申し上げます。

一行空ける

　　　　　　　　      右詰め→　令和1年8月6日

　　　　　　　　　　　　　        〇〇 △△店

　　　　　　　　　　　　　　          ✖✖✖

　　　　　　　      (自分の名前、または代表者の名前↑)

文章の内容

先の例文からもわかるように、

最低限以下のことは書きます。

・宛先

・挨拶

・謝罪と解決策

・反省点と抱負

・最後にもう一度謝罪

・日付と差出人

お客様に時間を取ってもらい

読ませてしまっているわけですので、 

ダラダラと書かずに

できるだけ短く誠意が伝わる文章を

心掛けたいですね。

さいごに

詫び状には、謝罪の気持ちと

スピードが大切です。

幸いにもあまり書く機会がないので

書くとなると自信のない人も多いでしょう。

たまにあるそのような機会のために

定期的に書き方を復習して、備えておくと

いいのではないでしょうか。